Seuran aikataulu
-
Elo-syyskuussa (?) 2021, 2023, 2025, …: varattava kenttävuorot 2 vuodeksi. (Suositus: su-ilta = treenit, ti-to 2 kotiotteluvuoroa.)
Joulukuussa joka vuosi: ilmoittauduttava sarjoihin & ainakin futsalistien on maksettava uudet pelipassit! (syyskuussa futsalsarjoihin?).
Seuran yhteisiä tehtäviä
Aika-arviot: vuodessa kuluva aika tunteina, jos ei halua tehdä paljonkaan ylimääräistä (silloin alaraja voi jopa alittua joissain tehtävissä). Epätarkkoja, koska eri tehtäväjako kuin nyt.
Hallituksen jäsenten tehtävät
Puheenjohtajan, vpj:n ja rahastonhoitajan pitää olla hallituksen jäseniä. Hienoa, jos muutkin ovat. Hallituksessa voi olla lisäksi rivijäseniä.
Pelkkä hallituksen jäsenys vienee paneutumisesta riippuen 2-10 h vuodessa (muutaman meiliä pitää lukea ja osaan vastata “OK”, ellei muuta halua).
Puheenjohtaja
1. On seuran yleinen yhteystietohenkilö. Saa ainakin jokusen piirin viestin ja tarvittaessa välittää niistä tietoa jojoille tms. Ehkä 1-2 kertaa vuodessa joku ex-kilolainen kysyy, voiko järjestää seuran nimissä junioritreenejä tms., jolloin päättää asiasta hallituksen kanssa tms.
2. Ehkä myös hoitaa joitain muita tämän sivun tehtävistä tai ainakin katsoo päältä, että hommat hoituvat (ja jos joku toimihenkilö lopettaa, patistaa esim. vastuuvajeista joukkuetta nimeämään uuden tilalle).
Mm. vuosikokoustsaarin homma sopii pj:lle mutta voi aivan hyvin olla eri henkilöllä.
Aika-arvio: 10-20 h. (Jos hoitaa lyhyen kaavan mukaan ja muut luetellut tehtävät menevät muille.)
Vuosikokoustsaari
(Vähintäänkin toimintakertomusvastaavaa etsitään, mieluiten muuhunkin 3.4.2024.)
Lokakuussa teettää rahastonhoitajalla tilinpäätöksen ja tarkastuttamisen (rahis yleensä hoitaa spontaanisti).
Teettää budjettitsaarilla budjetin.
Tekee ja/tai teettää hallituksella ja jojoilla toimintasuunnitelman ja toimintakertomuksen (kopiot vanhoista päivitetään, nakittaa jojot hoitamaan omansa ja täydentää).
Hyväksyttää hallituksella tosun, token, budjetin ja tilinpäätöksen.
Tilinpäätöksen allekirjoittaa ainakin hallituksen enemmistö.
Toimintakertomus on työläin mutta senkin voi tehdä lyhyenä parissa tunnissa: muuttaa vain muutettavat, etenkin:
Joukkueen sijoitus, VTH, maalit (tai mieluiten kopio pistetaulukosta niin, että vastustajatkin näkyvät, ja linkki), pelaajat (esim. kopioi).
Edes pari virkettä fiiliksestä ja kokemuksista. (Kannattaa nakittaa jojot tekemään muut kuin tsaarin oma joukkue.)
Muistuttaa joukkueiden listoilla: liittykää aktiivilistalle, jos haluatte vuosikokousmeilit jne.
Avaa kokouksen aktiivilistalla ja ilmoittaa lopettavansa sen aikaisintaan x.y.20zw klo p.00. Mukaan em. paperit ja lyhyehkö tiivistelmä niistä. Lopettaa sen aikanaan ja kopioi Google Driveen näin vahvistetut lopulliset versiot. (Downloadaa niistä myös Office-kopiot varmuuskopioiksi.)
Aika-arvio: 10-20 h (lyhyen kaavan mukaan).
Salivuorotsaari
Mikko Savin.
Elo-syyskuussa varmistaa vuorojen vetäjät ja meilaa joukkueiden listoille ja treenilistalle vakiomeilin, jossa pyydetään ilmoittautumaan vakkareiksi ja kysytään: “Haluatko varamieslistalle joka vuorolle, jossa et ole vakiopelaaja? Entä ma-salibandyn?”
Lähettää nuo ja ohjelinkin salivuorojen vetäjille.
Sopii pj:n kanssa salivuorojen hinnat ja lähettää laskutustiedot vakiomieslistoille.
Hän tai joku muu tarkistaa keväällä maksut ja lähettää kopion karhumeilistä maksamattomille.
Joka toinen vuosi (pariton?) arviolta tammi-helmikuussa pitää anoa uudet vuorot (merkitse kalenteriisi). Tarkistaa vetäjien (ml. K3-futsalin vetäjä) kanssa ja tekee varaukset (nopeaa). (linkki sivun alussa)
Kun varaukset hyväksytty (2 vuodeksi) (touko-kesäkuussa?), meilaa tiedot vetäjille ja sopii vakiomiesmäärät näiden ja maksut pj:n kanssa.
Rahastonhoitaja
Aika-arvio: 10 - 25 tuntia vuodessa?? Tämä koostuisi seuraavista:
5-10 h? Arviolta 150 tilitapahtumaa vuodessa (lähinnä jäsenmaksuja tms.). Copy-paste on nopeaa, summan merkitseminen 2 sarakkeeseen + tarvittaessa selventävä kommentti ⇒ 1-2 minuuttia/tapahtuma???
3-7 h? 30 on laskua? 5-15 min/lasku?
1-3 h? Tilinpäätös 1-5 h muuta (pj. tai budjettitsaari kyselee jotain?).
Toiminnantarkastaja
Tarkastaa kerran vuodessa (usein helmi-maaliskuussa) Holvin raportin seuran tuloista ja menoista (voi halutessaan hakea sen itsekin pankista; annetaan tunnukset) sekä tuloslaskelman ja taseen.
Silmäilee samalla läpi kyseistä vuotta koskevan toimintakertomuksen, toimintasuunnitelman ja budjetin [ym.].
Kirjoittaa lausunnon toiminnantarkastuksesta. (Edellisen toiminnantarkastajan lausunto on hyvä malli, mutta saa huomautella melkein mitä vain.)
-
Ei ole Kilon hallituksen jäsen tai muutenkaan tarkasta omaa/läheisen toimintaa.
1
Varatoiminnantarkastaja: samat kriteerit mutta oletusarvoisesti ei tee mitään, ellei varsinainen kuole kesken kauden. (Hienoa, jos haluaa tarkastaa yhdessä varsinaisen kanssa.)
Aika-arvio: vähäinen.
Jäsenmaksutsaari
(Ei ole nimetty.)
Merkitsee muutaman kerran vuodessa jäsenmaksutaulukkoon em. GSheetistä, ketkä ovat maksaneet jäsenmaksunsa ja talvimaksunsa. (Näkee viitenumerosarakkeista suoraan, mistä on kyse.)
Aina sen jälkeen meilaa jojoille linkin taulukkoon & kehotuksen hoputtaa maksamattomia (Kalle voi tehdä vakiomeilin tästä).
Ennen meiliä vilkaisee smartum.fi:hin tulleet maksut ja merkkaa nekin taulukkoon (helppoa).
Työmääräarvio: 2-5 tuntia vuodessa? Arviolta 140 merkintää vuodessa ja muutama tuunattu vakiomeili.
Budjettitsaari
Mikko Savin.
(Esim. pj. tai rahastonhoitaja, voi olla muukin.)
Tekee rahastonhoitajan (tai ainakin kirjanpito-GSheetin) tuella budjetin kerran vuodessa (loka-maaliskuussa). Esimerkiksi näin:
Budjetiksi ed. kauden toteutuneet tulot ja menot (luokittain) suoraan kirjanpidosta.
Lukujen tarkistus: pyydä jojoilta, salivuorotsaarilta ja futsaldivaritsaarilta korjaukset lukuihinsa (paljonko rahaa tulee/menee enemmän kuin viime kaudella ja miksi).
Esim. divarin muutos, pelaajamäärän isot muutokset, uusi futsaldivarijoukkue, … ja arvio kustannusvaikutuksesta.
Jos jaksat, voit myös laskea tarkat menot budjettidatataulukon malliin (-2018) tms.
Säädä jäsenmaksuja niin, että budjetti menee tasan ja oikeudenmukaisesti.
Jos Kilolla on rahaa alle 3 000, mielellään säädä jäsenmaksuja ylös niin, että budjetista tulisi esim. 300 € ylijäämäinen, ja päinvastoin.
Merkitse silti budjetti tasapainoon, esim. oleta, että tuloja kertyy vain menojen verran. (Voihan käydä sitäkin huonommin.)
3 000 € on sopiva vararahasto yllätyksiä varten (budjetti voi mennä paljon pieleen) sekä sitä, että menoja voi tulla ennen tuloja eikä tili saisi käydä miinuksella.
Kallea voi tietysti konsultoida. Haluttaessa budjetin voi yksinkertaistaa esim. luopumalla joukkuekohtaisesta menoseurannasta ja/tai jäsenmaksujen menemisestä oman joukkueen hyväksi. (Noiden huomioiminen vaatii, että vuoden lopussa aina merkitään muutos joukkueiden velkaan/saatavaan seuralta, ja jäsenmaksuja säädetään niin, että osa siitä katoaisi seuraavana vuonna, kuten 2018 asti on tehty. Kyllä ilman tätäkin pärjätään.)
Aika-arvio: 5-30 h (tuo 5 h riittää hyvin karkeimmassa versiossa: pientä säätöä ed. vuoden lukuihin).
Liikuntasetelipomo
Ei välttämätön. 4 h/v.? Ottaa vastaan Smartum-seteleitä ja muutaman kerran vuodessa kirjaa lappuseen niiden määrät ja panee valmiskuoressa postilaatikkoon sekä merkkaa jäsenmaksutaulukkoon.
(Vaihtoehto: ei oteta vastaan seteleitä. Suosittelen, että Smartum-kortilla saisi silti maksaa yhä netissä, koska se sujuu ilman Kilon toimia.)
Rekrytointitsaari
Juha Palin (K1)
1-4 kertaa vuodessa (tarpeen mukaan) päivittää Nimenhuudon & Pelaajapörssin ilmoitukset (10+10 min/kerta?).
On em. ilmoituksissa yhteyshenkilö (vähintään meili), samoin rekrytointiyhteyshenkilö Kilon sivuilla.
Halutessaan rekrytsaari voi poimia omaan joukkueeseen parhaat päältä. Lisää aiheesta on alempana joukkuekohtaisten kohdalla.
Rekrytsaarin tehtävän siirto seuraajalle: esim. linkki tämän sivun ohjeeseen, mallimeilivastaus ilmoittautujalle, Pelaajapörssi.netin malli-ilmoitus, käyttöoikeudet Nimenhuutoon (kiloif) ja yhteystietotaulukkoon.
Harjoitustsaari (ulkotreenitsaari)
Martti Vuori (Kilo 1), martti.vuori(at)outlook.com
(Vaihtoehtoisesti tai lisäksi sovitaan joukkueiden treenivastaavat, jotka halutessaan konsultoivat toisiaan esim. lisätreeneistä.)
Jos ehtii, voi myös merkitä tiedotteita treeni-Nimenhuudon kommenttiinsa (esim. arvio tulijamäärästä) ja/tai hätätilanteessa perua treenit (tieto Nimenhuutoihin ja treenilistalle, jos nelisen tuntia ennen treeniä on vasta pari ilmoa tms.).
Vuoden alussa päättää treeniajat. Esim. näin:
Treenit su 1.3.-15.10. Keski-Espoo TN2 (lämmitetty kenttä).
Perustelu: 1. Lämmitetty ⇒ ei lunta/jäätä (silti halpa toisin kuin muut lämmitetyt). 2. su on harvoin vieraspelejä, joten moni pääsisi treeneihin. (3. Lisäksi teoriassa ottelut pitää asetella ma-pe, käytännössä kyllä voisi sijoittaa su.)
Kesän sarjatauolla toiset treenit viikon puolivälissä.
Noin 20.3.-30.4. (aloitus säästä riippuen) ja 1.10.-15.10., kun otteluita ei ole, treeneiksi voi julistaa kaikki muutkin vuorot, joita jojot eivät halua Kilo-cupiin tai treenimatseihin.
Ottelut & Treenit -tiedosto: ei käytössä vuoden 2022 jälkeen, mutta halutessaan sen voi jälleen oottaa käyttöön seuraavasti: Kopioi & Treenit -tiedostoon täysi ohjelma, jossa ovat ottelut ja treenit paikkoineen. (
näin teet sen nopeasti).
-
(Jos jaksaa, katsoo vielä ohjelman aukkopäiviä, joihin tarvitaan ylimääräisiä treenejä, ja Resurssivarauksesta, löytyisikö niiltä main vapaita vuoroja.)
Treeneissä ei ole pakko käydä, tai jos käy, ei ole pakko olla aktiivinen. (Voi toki johtaa niitä, jos haluaa.) Treenaajat osaavat itsekin sopia pelistä.
Syöttää treenit Nimenhuutoon. (Ja Google-treenikalenteriin, jos huvittaa ylläpitää sitä.) Joukkueet hoitavat omat ilmomaattinsa (K1,K2 Nimenhuudossa 2019-).
Aika-arvio: minimissään 10-20 h? +5 h kenttävastaavan hommista (jos hoitaa senkin, mikä on erittäin suotavaa).
Kenttävastaava
Varusteet
(ei vastaavaa)
Kilo IF treenivaatteita ja -varusteita voi tilata Seurashopista: https://seurashop.fi/index.php?route=product/search&tag=Kilo%20IF
Kilo IF voi tilata myös Stadiumin tuotteita Team Sales -hinnoin (esim. peliliivit norm. 25 €, TeamSales-hinta 15 €, 5 kpl). 2019-tieto!
Tilataan netistä, valitaan Team Sales -tilaus (vaatii rekisteröitymisen, seuraksi listan ensimmäinen seura “ATLAS”).
Kilo ei pääse yhteistyöseuraksi (johon voisi ohjata seurabonuksia), koska se vaatisi 300 hengen junioriseuran tms. Tämä Team Sales -hinta on ainoa etumme, mutta mitään seurasopimuksia ei tarvita, vain tuo “ATLAS”.
Sarjatsaari: otteluiden asettelut (optio)
Ei täytettäne vaan joukkueet asettelevat omat ottelunsa (muistutelkaa toisianne tammi-helmikuussa!).
Asetteluissa olisi jonkin verran synergiaa (systeemin ja kenttien selvittäminen ja kotikenttien järkevä jako joukkueille jne.), etenkin jos halutaan 5D-6D-karenssit kuntoon. Tosin yhden joukkueen asettelut eivät ole kohtuuton homma muutenkaan. (Ekana aloittanut ilmoittaa muille ja muut kysyvät tarvittaessa häneltä.)
Huom.: jos Kilolla on vika vuoro, esim. 20.30-22, sille voi merkata myös 5D-ottelun (näin ainakin TUP3:sta ilmoitettiin); pitävät valot päällä sen vartin ylimääräistä.
Varamiehet
Pakollisia: varapuheenjohtaja, varatoiminnantarkastaja.
Valitaan myös: 1-2 vararahastonhoitajaa (näille ja rahastonhoitajalle yhdistyksen (ylimääräinen?) kokous määrätköön tilinkäyttöoikeuden. (+ pelkkä lukuoikeus toiminnantarkastajalle, jos mahd.??)
Ehkä varamiehet seuraaville: harjoitustsaari, liikuntasetelipomo. (Muiden osalta voi olla helpompi rekrytoida varamies tarvittaessa.)
Joukkuekohtaisia tehtäviä
Tämä on eräs mahdollinen toimintatapa.
Joukkueenjohtaja
Vähintään katsoo päältä, että kaikki hoituu. Usein myös valmentaja/kutsuja & lähes aina yksi yhteyshenkilöistä.
Yhteyshenkilöt
Mainitaan TASOssa ja Kilon wikissä.
Kutsujat/valmentajat
Perinteisesti valmentajan tai jojon tehtävä, mutta voi olla muukin. Jakavat matsit keskenään (esim. 9 kummallekin vuodessa). Matsin valmentaja/kutsuja
hoputtaa pelaajia ilmoittautumaan (mukaan meiliin linkki & salasanat, jotta kynnys tehdä se heti olisi minimaalinen). Mattimyöhäisille vielä uudelleen.
Heti kun näyttää todennäköiseltä, että lisämiehiä tarvitaan, meilaa varamiehille.
Mieluiten ei kaikille vaan niille, jotka sopivat aukkopaikkoihin. Maalivahti kannattaa tsekata huolella.
Hätätapauksessa uusi meili. Tai mieluiten WA/SMS, koska sellaiset tepsivät osaan miehistä 4 kertaa paremmin.
Muista tarkistaa pelioikeus Yhteystietotaulukosta:
Täytä pöytäkirja. Kotiotteluihin printtaa se max. 4 h (?) ennen peliä. Printtaa vierasotteluunkin, jos muokkaat alle 4 h ennen peliä, koska pöytäkirjan korjaamista käsin saisi tehdä vain harvoin.
Rekrytointipomo
Mainostaa joukkuetta: Nimenhuuto, Pelaajapörssi, paperi-ilmoitukset, treenilista. Lähettää sähköisiä ja paperi-ilmoitus.doc:eja pelaajille levitettäviksi. (Kallelta saa vanhat versiot pohjaksi.)
Hänen nimensä löytyy mainoksista ja häneen pelaajat ovat yhteydessä, jolloin hän
Pyytää luvan lisätä tiedot jojojen yhteystietotaulukkoon (nimi, puhnro, meili, syntymävuosi, pelipaikkatoiveita, paikkakunta - tai ne, jotka pelaaja haluaa antaa)
Kehottaa: “meilaa kilo-treenit-subscribe@yahoogroups.com niin robotti lisää sinut treenilistalle (ellet saa vahvistusviestiä (johon pitää reagoida), etsi se roskakansiostasi) ja saat tietoa kaikista Kilon pelitilaisuuksista.”
Toivottaa tervetulleeksi ja kutsuu Kilon sopiviin treeneihin tms. (Lupaavan voi kutsua suoraan yhteen futsaliin ja varmistaa sen vetäjältä, että tämä sopii. Kilo 3:n futsaliin voi aina kutsua lupaavimpia ja pyytää skauttaamaan. Muutenkin kannattaa pyytää vetäjää tms. ko. treeneihin meneviä skauttaamaan: voiko jo futsalin perusteella rekrytoida? Ulkotreenien perusteella yleensä voi.)
Jos pelaajan taso ei riitä joukkueisiin, toivottaa silti tervetulleeksi treeneihin, jos taso mitenkään riittää.
Pelaajasiirtopomo
Pelipassipomo
Teoriassa joka joukkue jo nyt hoitaa omansa. (Tarkistaa Pelipaikasta puutteelliset ja hoputtaa näitä. TASOonkin tulee muutaman tunnin viiveellä.) Suosittelen, että joukkueen siirtovastaava on myös pelipassivastaava, koska molemmat hoidetaan Pelipaikassa. Kumpikin on pieni homma.
Ilmomaattipomo
Linkkejä
-
Tehtäväjako (Miten pisteyttää ja jakaa tehtävät joukkueille, jos vapaaehtoisia ei löydy.)